Os organismos governamentais uruguaios utilizam uma solução digital para gerir os seus portfólios de projetos.

Montevidéu, 12 de janeiro de 2024. 

A Agência de Governo Eletrônico e Sociedade da Informação e do Conhecimento (Agesic) trabalha com 200 projetos ativos por mês no Uruguai, e para realizar um acompanhamento em tempo real de cada um, avaliar e controlar sua evolução, utiliza uma ferramenta digital chamada SIGES, um sistema de gestão de portfólios de projetos que permite monitorar os indicadores estratégicos de cada iniciativa.

A solução digital, que, além disso, a Agesic oferece a mais de 20 órgãos do Estado de forma gratuita e sem restrições de uso, é desenvolvida pela Sofis Solutions. Ela é baseada em arquitetura web e em boas práticas contidas no PMBOK (PMI – Project Management Institute) e permite que os usuários de cada organização disponham de informações atualizadas sobre o estado de cada projeto.

O SIGES permite gerir o portfólio de projetos de uma organização, através de áreas de conhecimento e processos como gestão do tempo, custos, riscos, entre outros.

Cecilia Martínez, coordenadora de Serviços da Sofis Solutions, explicou que o Escritório de Projetos (PMO – Project Management Office) de cada organização pode configurar os diferentes projetos, por exemplo, indicando a metodologia que deve ser aplicada a cada um. Dessa forma, a partir dos relatórios do sistema, a direção e a PMO da organização podem obter informações atualizadas em tempo real por meio de notificações e “um sistema de semáforos”, que indica, através de cores, os principais desvios que podem ocorrer durante a execução dos projetos. Essas informações permitem que as organizações tomem decisões de forma oportuna.

As funcionalidades do SIGES

O sistema possui funcionalidades para planejar e acompanhar as distintas áreas de conhecimento dos projetos. Além disso, oferece funcionalidades que simplificam tarefas como o registro de lições aprendidas, duplicação de projetos e criação de modelos de cronogramas.

O sistema contém informações básicas de cada projeto, como seus objetivos, benefícios, público-alvo, papel da organização e outras organizações participantes. Assim como a gestão de cronogramas, aquisições, riscos, qualidade dos projetos e stakeholders; além de documentação, metodologia e informações sobre os produtos.

Como é utilizado no governo uruguaio?

Daniel Mato, gerente do Escritório de Gestão de Projetos da Agesic, compartilhou a experiência da agência com esta solução digital, lembrando que as origens do SIGES remontam a mais de 15 anos, quando a Universidade do Espírito Santo, do Brasil, doou à Agesic um sistema de software livre que contribuísse para melhorar a gestão e a difusão das metodologias de direção de projetos e portfólios nos órgãos públicos uruguaios.

“Cumprindo esse objetivo, a Agência, com a liderança do seu Escritório de Gestão de Projetos, investe há mais de 10 anos no desenvolvimento e evolução constante, contratando os serviços de desenvolvimento da Sofis Solutions, que alcançou uma solução altamente eficaz, sobretudo para órgãos que, por questões orçamentárias ou de requisitos, não podem arcar com sistemas licenciados custosos para gestão de projetos”, expressou.

O gerente destacou que o sistema permite ter informações atualizadas e que os usuários contam com uma ferramenta com acessibilidade e segurança da informação.

O SIGES é utilizado em vários órgãos estatais do Uruguai, mas além disso, a Agesic oferece serviços de capacitação e assessoria em metodologias de gestão de projetos, assim como na implantação, gestão e evolução de PMOs que ajudam a garantir um melhor uso do SIGES e que seu desenvolvimento seja sustentável no tempo de cada órgão, destacou.

“Atualmente, a Agência continua desenhando um horizonte de melhorias e evoluções que continuarão fazendo do SIGES uma solução muito eficaz e aceita pelos órgãos governamentais, aumentando ano após ano o interesse em adotá-lo”, concluiu.