Gabinete de Gestão de Projetos da Sofis Solutions

Montevidéu, 18 de janeiro de 2021.

Os projetos criam valor para as organizações e são indispensáveis para o desenvolvimento de novos produtos ou serviços no mercado. Muitos deles estão focados na melhoria contínua, por meio da implementação de padrões e metodologias de gestão que garantam sua qualidade, com o objetivo de assegurar o cumprimento das metas estabelecidas.

A realização e o cumprimento dos objetivos dos projetos são fundamentais para a obtenção de resultados, o que pode ser alcançado por meio da incorporação de boas práticas na gestão dos projetos. Por isso, a Sofis Solutions criou o Escritório de Gestão de Projetos, cuja missão é garantir o cumprimento dos objetivos dos projetos por meio da profissionalização dos processos de gestão, da melhoria contínua, do monitoramento e avaliação e da capacitação dos recursos humanos.

Segundo o Guia PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), desenvolvido pelo Project Management Institute (PMI), o Escritório de Gestão de Projetos ou PMO (sigla em inglês) é definido como: "uma estrutura de gestão que padroniza os processos relacionados à governança dos projetos de uma organização, com o objetivo de facilitar o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas de gestão de projetos".

Um ponto essencial na gestão de projetos é o uso de ferramentas que permitam registrar, medir, analisar e controlar o trabalho implementado nos projetos e portfólios. Dessa forma, é possível executar um ciclo de melhoria contínua por meio da otimização e uso eficiente dos recursos. Entre as principais ferramentas utilizadas destacam-se:

• Sistema de Gestão de Portfólios e Projetos (SIGES): Sistema para registro e acompanhamento de portfólios de programas e projetos de uma organização ou conjunto de organizações. Nele, é possível gerenciar um projeto administrando as principais áreas do conhecimento como: cronograma, aquisições, riscos, partes interessadas, qualidade, documentação, metodologia, entre outros.
• Plataforma Integral de Administração de Serviços (PIAS): Solução desenvolvida pela Sofis Solutions que permite a administração, gestão, monitoramento, registro e controle dos projetos, processos e procedimentos da organização.
• Microsoft Project: Software de gestão de projetos criado para ajudar no desenvolvimento de cronogramas, alocação de recursos, administração de orçamentos, análise de cargas de trabalho e acompanhamento do progresso.

Vídeo sobre o Escritório de Gestão de Projetos da Sofis Solutions – Canal YouTube/Sofis Latinoamérica. https://youtu.be/qDWx9j2a6Ww?t=1

Entre as principais atividades desenvolvidas pelo Escritório de Gestão de Projetos da Sofis Solutions estão:

• Definir padrões e metodologias para os processos de gestão de projetos.
• Gerenciar e profissionalizar os talentos humanos que interagem com a PMO.
• Definir e administrar as ferramentas de gestão de projetos institucionais.
• Gerenciar e otimizar os recursos atribuídos a cada projeto.
• Executar processos de melhoria contínua.
• Inovar nas metodologias e processos de gestão de projetos.
• Disseminar metodologias, lições aprendidas, boas práticas e resultados tanto internamente quanto com a comunidade de gestão de projetos.

Na entrevista a seguir, a Sra. Cecilia Martínez, gerente de Projetos da Sofis Solutions, comenta sobre a importância de uma PMO, o valor que ela agrega à gestão de projetos nas organizações e sua experiência na criação do Escritório de Gestão de Projetos da empresa.

Em que consiste o Escritório de Gestão de Projetos da Sofis Solutions?

É a área dentro da Sofis Solutions responsável por definir padrões, metodologias e processos para a gestão de projetos. Seu objetivo é garantir o cumprimento das metas dos projetos por meio da profissionalização dos processos de gestão, da melhoria contínua e do desenvolvimento de competências das pessoas. Nossa metodologia baseia-se em frameworks de boas práticas do setor. Ao longo dos anos, essa metodologia foi gradualmente incorporada até abranger todos os projetos da organização, permitindo alcançar um estado de maturidade nos processos, ferramentas e modelos utilizados. Esse conjunto constitui um repositório estruturado de conhecimento estratégico e maturidade organizacional, refletido nos resultados obtidos nos projetos que gerenciamos.

Qual é o valor que uma PMO proporciona a uma organização ou instituição?

Ter um Escritório de Projetos dentro da organização permite fornecer padrões metodológicos, gerando cultura, uma linguagem comum e práticas compartilhadas na gestão de projetos. Isso promove eficiência na gestão do portfólio e na execução dos projetos. Está comprovado que os projetos são bem-sucedidos quando há uma boa gestão e que, em sua maioria, fracassam — não atingindo objetivos, orçamentos, prazos ou satisfação do cliente — se focarem apenas em seus aspectos técnicos.

Por que é relevante para a Sofis Solutions implementar um Escritório de Gestão de Projetos?

A Sofis Solutions, uma empresa dedicada ao desenvolvimento de múltiplos projetos, principalmente no setor público, implementou um Escritório de Gestão de Projetos com metodologias baseadas em boas práticas que permitem oferecer aos nossos clientes o valor do profissionalismo na gestão de projetos e alcançar os objetivos esperados.

Qual é o impacto que o Escritório de Gestão de Projetos gera para uma organização?

A PMO contribui para melhorar os processos relacionados à entrega dos produtos e resultados dos projetos, aumentando significativamente a taxa de sucesso, com impacto direto no cumprimento de custos, prazos e qualidade.

As PMOs são agentes de mudança dentro das organizações, devido à sua capacidade de influenciar os resultados ao liderar projetos e assegurar o alinhamento estratégico da gestão de projetos, de forma a agregar o máximo valor à organização, permitindo-lhe alcançar seus objetivos estratégicos e operacionais.

Até o momento, a Sofis Solutions participou da gestão de mais de 150 projetos, realizou mais de 8.000 horas de consultoria e ministrou mais de 1.000 horas de capacitação. Portanto, o Escritório de Gestão de Projetos da Sofis Solutions desempenha um papel fundamental no planejamento estratégico, no monitoramento e na avaliação durante a execução dos componentes e, por fim, na retroalimentação dos resultados de cada projeto. Para mais informações, entre em contato pelo e-mail: pmo@sofis.lat.