BIONA Suite: digitalización segura con firma electrónica avanzada

Montevideo, 09 de julio de 2025

BIONA Suite, la plataforma inteligente de Sofis Solutions para la gestión de procesos, expedientes y trámites digitales, incorpora nativamente BIONA Sign, una solución integral de firma electrónica que permite firmar y validar documentos con mecanismos seguros, auditables y adaptables a marcos normativos. Esta integración permite que organismos públicos y privados puedan completar sus flujos digitales con firma electrónica simple y avanzada, reduciendo tiempos, costos y riesgos operativos.

¿Qué es BIONA Sign?

BIONA Sign es una solución modular de firma electrónica que puede integrarse en los procesos de BIONA Suite. Está preparada para interoperar con distintos proveedores de firma electrónica, lo que habilita a los usuarios a firmar documentos:

• Con firma simple.
• Con firma avanzada, utilizando certificados digitales emitidos por autoridades reconocidas (por ejemplo: ID Uruguay, Firma Electrónica de El Salvador, u otros).

BIONA Sign asegura el cumplimiento de los principios de no repudio, integridad del documento y trazabilidad, siendo compatible con estándares técnicos y legales vigentes.

Integración transparente con los procesos digitales

Uno de los grandes diferenciales de BIONA Suite es la posibilidad de diseñar flujos de trabajo donde la firma electrónica sea una etapa más del proceso, de esta forma las firmas se solicitan, emiten, registran y almacenan dentro del ciclo de vida del trámite.

Algunos beneficios clave:

• Eliminación de papel y reducción del tiempo de respuesta.
• Auditoría completa de cada documento firmado.
• Configuración flexible: se puede determinar en qué momento del proceso se requiere firma, y qué tipo de firma se exige.
• Interoperabilidad con múltiples entornos de firma.

Firma electrónica desde el celular

Una de las ventajas de BIONA Sign es su compatibilidad con dispositivos móviles. Los usuarios pueden recibir notificaciones, revisar documentos y firmarlos directamente desde su celular, sin necesidad de instalar aplicaciones adicionales ni contar con una computadora. Esto permite:

• Firmar resoluciones, contratos o trámites urgentes de forma remota.
• Acelerar aprobaciones en contextos descentralizados o de teletrabajo

La interfaz está adaptada para considerar los aspectos de usabilidad y legislación vigente.

Puesto de firma

El módulo de firma electrónica de BIONA Sign no solo está pensado para integrarse en flujos internos de aprobación, sino que también puede implementarse como un "Puesto de Firma" para que clientes, usuarios externos o ciudadanos firmen documentos de forma segura y digital en un entorno controlado.

Esta funcionalidad permite a organizaciones públicas y privadas ofrecer un servicio ágil, legalmente válido y sin papel, en puntos de atención presencial o remota.

Un puesto de firma es una estación (física o virtual) equipada con acceso a BIONA Sign, donde una persona externa a la organización puede:

• Acceder a un documento generado por la institución.
• Verificar su identidad (con métodos acordes a la normativa: OTP, cédula electrónica, biometría, etc.).
• Firmar el documento en formato electrónico simple o avanzado.
• Obtener una copia firmada para sus registros.

Por ejemplo, una empresa de telecomunicaciones que atiende presencialmente a sus clientes puede habilitar un Puesto de Firma Digital en cada sucursal para que los usuarios firmen electrónicamente contratos de alta de servicios, renovaciones o autorizaciones de portabilidad. El operador carga el documento en el sistema, el cliente lo revisa en una tablet o pantalla táctil, y lo firma con un método de validación seguro (como un código enviado por SMS o firma con cédula digital). El documento queda automáticamente registrado, firmado y almacenado, sin necesidad de impresión ni escaneo, acelerando el proceso y mejorando la trazabilidad y cumplimiento normativo.

Casos de uso

1. Emisión de resoluciones y documentos administrativos: organismos reguladores o ministerios pueden emitir resoluciones que requieren la firma de múltiples autoridades. El sistema permite definir el orden de firmas, validar la identidad de los firmantes y registrar el documento final con trazabilidad completa.
2. Gestión de recursos humanos: contratos laborales, declaraciones juradas o documentos internos pueden ser firmados por empleados y responsables sin necesidad de impresión. Esto es especialmente útil en contextos de trabajo remoto o distribuido.
3. Aprobación de convenios interinstitucionales: Cuando se requiere la firma de acuerdos entre diferentes organismos, incluso en distintos países, BIONA Sign permite adaptar el flujo a las particularidades legales de cada jurisdicción, manteniendo la validez jurídica y simplificando la coordinación.

Una solución escalable y alineada con la transformación digital

La incorporación de firma electrónica en los procesos no solo mejora la eficiencia: transforma la cultura organizacional hacia un modelo 100% digital, confiable y sostenible. BIONA Suite con BIONA Sign es ideal para instituciones que buscan acelerar su transformación digital sin comprometer la seguridad ni la gobernanza documental.